Številka: 322-170/2019

Datum: 5. 4. 2019

 

 

Na podlagi Odloka o proračunu Mestne občine Koper za leto 2019 ter 219. člena v zvezi z drugim odstavkom 1. člena Pravilnika o postopkih za izvrševanje proračuna Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 50/07, 61/08, 99/09 – ZIPRS1011, 3/13 in 81/16) Mestna občina Koper, s sedežem na naslovu Verdijeva ulica 10, Koper (v nadaljnjem besedilu: MOK), objavlja:

JAVNI RAZPIS

ZA IZBOR ORGANIZATORJA IN SOFINANCIRANJE PRIREDITEV »RUMENO-MODRE NOČI 2019« IN »S KOPROM V NOVO LETO 2020 IN 2021«

 

 

I.         PREDMET JAVNEGA RAZPISA

 

Predmet javnega razpisa je izbor organizatorja in sofinanciranje prireditve »Rumeno-modre noči 2019« (sklop A) in »S Koprom v novo leto 2020 in 2021« (sklop B).

 

II.       POGOJI ZA KANDIDARANJE NA JAVNEM RAZPISU

 

Na javni razpis se lahko prijavijo pravne osebe ali samostojni podjetniki (s.p.), ki so registrirani za opravljanje dejavnosti, ki je predmet javnega razpisa, ter imajo za to predpisana dovoljenja ter vsaj dve dokazili (referenci) o izkušnjah pri organizaciji vsebinsko in obsežno podobnih prireditev, ki so predmet razpisa. Do sredstev, ki so predmet javnega razpisa niso upravičene krajevne skupnosti, fizične osebe in javna podjetja.

 

Pogoji za prijavo na javni razpis za posamezen sklop:

 

A)    Izbor organizatorja in sofinanciranje prireditve »Rumeno-modre noči 2019«

Predlagani program prijavitelja mora zajemati najmanj naslednje vsebine in lokacije po predpisanem terminu in urniku:

a) DATUM IN URA: program prireditve mora trajati najmanj šest dni, in sicer od 26. do 28. julija 2019 (Rumene noči – poudarek na glasbeno-zabavnem programu) in od 2. do 4. avgusta 2019 (Modre noči – poudarek na pestrem kulturnem programu). Program se izvaja najmanj med 9. in 11. uro (otroški program) in med 19. in 2. uro naslednjega dne (ostali program).

b) PRIZORIŠČE (najmanj naslednje lokacije): Taverna, trg pri Upravi za pomorstvo, Ukmarjev trg (Rumene noči) oz. Titov trg (Modre noči), Pristaniška ulica z Mandračem.

c) ZAPORE JAVNE POVRŠINE in PROMETA: v času prireditve je treba zagotoviti začasno zaporo prometa na Pristaniški ulici oz. na vseh vplivnih območjih prireditve in o tem pravočasno in učinkovito obvestiti vse občane mestnega jedra Kopra.

d) VSEBINE PROGRAMA:

 

Rumene noči (poudarek na zabavnem glasbenem programu in koncertih z znanimi glasbenimi izvajalci v širšem slovenskem in tujem prostoru) – od 26. do 28. julija 2019:

• koncert znanih slovenskih izvajalcev oz. skupin,
• koncert znanih tujih izvajalcev oz. skupin,
• koncert istrske glasbene zasedbe oz. izvajalca,
• koncert narodno-zabavne glasbe,
• koncert instrumentalne glasbe z gosti oz. slovenski evergreen izvajalci ali skupine,
• koncert neuveljavljenih glasbenih skupin,
• alter scena in ambientalna glasba,
• nastopi DJ,
• otroški program: otroške predstave, otroške animacije, kreativne delavnice, dežela igral (otroški park z napihljivimi igrali in družabnimi igrami), rajanje z literarnimi junaki itd.,
• raznolika ponudba na stojnicah;
• gostinska ponudba, ki promovira značilnosti istrske gastronomije,
• kulturni program kot opredeljeno pod vsebino Modre noči.

 

Modre noči (poudarek na pestrem kulturnem in otroškem programu) – od 2. do 4. avgusta 2019

• glasbeni tematski večeri – koncerti (blues, jazz, romska glasba, folk, šansoni itd.),
• gledališke predstave in/ali stand up predstave,
• koncert priznanih pevskih zborov,
• koncert opernih arij,
• folklorni nastopi,
• sodobna umetnost (intermedijske vsebine): koncerti / razstave / plesna predstava / igre luči / projekcije / avdiovizualni performance,
• kino na prostem (npr. predvajanje slovenskih otroških in mladinskih filmov),
• otroški program: otroške predstave, otroške animacije, kreativne delavnice, dežela igral (otroški park z napihljivimi igrali in družabnimi igrami), rajanje z literarnimi junaki itd.,
• raznolika ponudba na stojnicah;
• gostinska ponudba, ki promovira značilnosti istrske gastronomije.

 

B)    Izbor organizatorja in sofinanciranje prireditve »S Koprom v novo leto 2020 in 2021«:

Predlagani program prijavitelja mora zajemati najmanj naslednje vsebine in lokacije po predpisanem terminu in urniku:

a) DATUM in URA: program prireditve mora trajati najmanj dva dni, in sicer 30. decembra (predvidoma med 17. in 22. uro) in 31. decembra (predvidoma med 20. in 2. uro naslednjega dne) 2019 in 2020;

b) LOKACIJA: prizorišče prireditve vključuje najmanj Taverno in Carpacciev trg. V primeru slabega vremena se lahko celoten program izvede v Taverni;

c) ZAPORE JAVNE POVRŠINE IN PROMETA: v času prireditve je treba zagotoviti začasno zaporo prometa na Pristaniški ulici, vsaj med 22. in 2. uro naslednjega dne;

d) VSEBINE PROGRAMA:

• december: izvedba »Silvestrovanja za otoke« z otroško predstavo oz. animacijo, prihodom dedka Mraza in nastopom znane glasbene skupine oz. izvajalca, ki je zanimiv za otroško oz. mladostniško publiko;
• december: izvedba zabavno-glasbenega programa z najmanj eno znano in dvema manj znanima glasbenima zasedbama/skupinama, povezovalca/animatorja programa (ki povezuje prireditev od njenega začetka do konca, ki izvede skupaj z obiskovalci odštevanje sekund do novega leta v živo, digitalno odštevanje – projekcija), prenos glasbenega programa preko zvočnikov na Pristaniški ulici in Semedelski cesti;
• programa vključujeta pestro in raznoliko gostinsko ponudbo, ki je razporejena na več lokacijah na prizorišču ter promovira značilnosti istrske gastronomije.

 

Dodatni predlogi, ki jih prijavitelj lahko vključi v predlagan program prireditve, vendar zanj niso zavezujoči:

• izvedba tombole (npr. trg pri Upravi za pomorstvo),
• organizacija turnirja v briškoli, trešetu ali mori oz. organizacijo istrskih iger.

 

Splošne usmeritve za A in B sklop

 

Končni program prireditve in načrt promocije ter oglaševanja bo za prireditev potrdila odgovorna oseba MOK. Zaželeno je, da prijavitelj predlaga dodatni spremljevalni program in inovativne oblike promocije ter oglaševanja, kar pa mora pred dejansko izvedbo potrditi MOK.

 

Po zaključku prireditve mora izbrani prijavitelj pripraviti končno vsebinsko in finančno poročilo z vsemi zahtevanimi dokazili. Vsebinsko poročilo mora zajemati najmanj podatke o izvedenem programu prireditve, številu obiskovalcev prireditve, številu ponudnikov na posamezni prireditvi in seznamom le-teh itd. Finančno poročilo pa mora zajemati celotne stroške prireditve in višino prihodkov po nosilcu prihodka (uporabnina za stojnico, pokroviteljska sredstva, prihodek iz naslova gostinske ponudbe itd.).

 

Dokazila o izvedbi prireditve morajo zajemati najmanj naslednje vsebine:

• izvode izdelanih promocijskih materialov prireditve,
• slikovno in video gradivo v elektronski obliki z dovoljenjem, da MOK oddane vsebine neomejeno uporablja za svoje promocijske namene;
• kopije računov za kritje upravičenih stroškov prireditve najmanj v višini dodeljenih sredstev iz javnega razpisa.

 

 

III.         VSEBINA PRIJAVE

 

Prijava mora vsebovati:

• v celoti izpolnjen prijavni obrazec z vsemi zahtevanimi dokazili in prilogami,
• načrt promocije in oglaševanja prireditve,
• podroben opis vsebine programa, (točne nazive izvajalcev, ure izvedbe programa, lokacije prireditve itd.),
• predvideni finančni načrt prireditve,
• dokazila (podpisane izjave, dogovore, potrditve, pogodbe itd.) o izvedbi programa s strani izvajalcev, navedenih v prijavljenem programu prireditve.

 

V primeru prijave na oba sklopa javnega razpisa, mora biti prijava oddana za vsak sklop posebej.

 

IV.         MERILA ZA OCENJEVANJE

 

Za ocenjevanje posameznih prijav bodo uporabljena naslednja merila:

Št.	NAZIV MERILA:	Možne točke
1.	Usklajenost in kakovost vsebine prijave s predmetom razpisa: –      prijava je usklajena: jasen in realno izvedljiv načrt predlaganih aktivnosti; –      načrt promocije in oglaševanja je ustrezen. (točke se seštevajo)	do 20 10 in 10
2.	Predlagan program prireditve: program prijavitelja vključuje bistveno več programa/vsebin kot je slednje predpisano v javnemu razpisu, program je inovativen in predstavlja dodano vrednost prireditvi, program je raznolik in dopolnjuje vsebino prireditve, ki je predmet javnega razpisa itd. (ocena tega merila je podana na podlagi mnenja komisije, in sicer tako, da se največ točk dodeli prijaviteljem, ki po mnenju komisije ponudijo najboljši program (30 točk), drugi najboljši program prejme 26 točk in tako naprej se naslednjim prijaviteljem dodeli sorazmerno manj točk; komisija lahko dodeli tudi enako število točk dvema prijaviteljema, če meni, da  sta vsebina in kakovost programa pri obeh primerljivi)	do 30
3.	Preglednost, ekonomičnost in realnost finančne konstrukcije: –      pregledna konstrukcija prihodkov in odhodkov (v finančno konstrukcijo so vključeni vsi prihodki in stroški, razviden je namen odhodkov, ki so v skladu z načrtovanimi vsebinami prijave); –      zagotovljenost drugih realnih virov sofinanciranja prireditev (pokrovitelji, trženje storitev, lastna sredstva itd.), ki so predmet javnega razpisa in niso že opredeljeni v razpisni dokumentaciji (točke se prijavitelju seštevajo)	do 20 10   in   10
4.	Izvedba prijavljenega programa prireditve vključuje zelene rešitve in ravnanje po trajnostnih načelih (npr. uporaba ekoloških embalaž, ločenega zbiranja odpadkov itd.) (prijavitelj prejme 10 ali 0 točk)	10
5.	Dosedanje delo in reference prijavitelja: –      kakovostno in redno delo na področjih, ki so predmet javnega razpisa ter kakovost doslej izvedenih prireditev (ustrezna promocija, odmevnost v javnih medijih, št. obiskovalcev …); –      prijavitelj je organiziral najmanj 2 primerljivi prireditvi, ki so predmet javnega razpisa.  (točke se prijavitelju seštevajo)	do 10 5 in   5
6.	Pričakovani delež sofinanciranja s strani MOK: –      prijavitelj, ki zaprosi najnižji znesek za sofinanciranje prireditev; –      prijavitelj, ki zaprosi za drugi najnižji znesek za sofinanciranje prireditev; –      prijavitelj, ki zaprosi za tretji najnižji znesek za sofinanciranje prireditev; –      prijavitelj, ki zaprosi za četrti najnižji znesek za sofinanciranje prireditev; –      vsi ostali prijavitelji. (prijavitelj prejme 20 ali 15 ali 10 ali 5 ali 0 točk)	do 20 20 ali 15 ali 10 ali 5 ali 0
	SKUPAJ	110

 

 

Pri merilih pod točko 1., 3., 4., 5. in 6. je možno dobiti samo opredeljeno število točk za posamezno podmerilo in ne sorazmerno manj (v primeru, da prijavitelj izpolnjuje navedeno merilo, dobi število točk v celoti oz. seštevek upravičenih točk, v nasprotnem primeru pa 0 točk). V okviru razpisanih meril bo točke dodelila strokovna komisija.

 

Za organizacijo prireditve bo izbran tisti prijavitelj, ki bo dosegel najvišje število točk. Maksimalno skupno število točk, ki jih lahko prijavitelj doseže, je 110. Za določitev višine sofinanciranja prireditev, se upošteva višino zneska sofinanciranja, ki ga je predvidel izbrani prijavitelj v prijavnem obrazcu.

 

V.         OBVEZNOSTI PRIJAVITELJA

 

Organizator/izvajalec mora pri organizaciji posamične prireditve:

• v svojem imenu in na svoj račun pridobiti vsa dovoljenja za izvedbo prireditve in izvesti prijavo prireditve na Upravni enoti Koper,
• skleniti zavarovanje odgovornosti za izvedbo prireditve,
• poskrbeti za rezervacijo in pridobitev dovoljenj za uporabo javnih površin oz. objektov za izvedbo prireditve in krije vse stroške, ki nastanejo z uporabo le-teh,
• poskrbeti za varovanje na prireditvi, zaporo javnih površin in prometa in vseh aktivnosti vključno z zagotovitvijo zapornic/ograj, ki so potrebne za zagotovitev varnosti obiskovalcev in ponudnikov na prireditvi,
• poskrbeti za postavitev dodatnih košev za smeti in njihovo praznjenje v času prireditve, za pospravljanje in čiščenje uporabljenih prostorov in drugih površin,
• zagotoviti nujno medicinsko pomoč in reševalce iz vode,
• zagotoviti priključitev elektrike in vode, električne priključke, tokovino, internet ipd.,
• zagotoviti najem, postavitev in demontažo šotorov in druge prireditvene opreme,
• zagotoviti spremljajočo gostinsko ponudbo na prireditvi, poudarek je na istrski gastronomiji,
• izvesti oglaševanje in promocijo prireditve po predhodnem dogovoru z MOK,
• usklajevati z MOK aktivnosti PR za prireditev,
• oblikovati in izdelati ves promocijski materiali za prireditev,
• pridobivati pokrovitelje prireditve in zanje izvaja dogovorjene aktivnosti,
• izstavljati račune za uporabo stojnic, pokroviteljem, gostinskim ponudnikom in ostalim sodelujočim na prireditvi,
• organizirati in izvesti program prireditve v celoti (dogovori z izvajalci, tehnično in prireditveno opremo za izvedbo programa itd.),
• koordinirati in kriti nekatere stroške izvedbe »light showa« (MOK krije stroške izvedbe aktivnosti, če se MOK za slednje odloči, stroške organizacije aktivnosti krije izbrani prijavitelj),
• zagotoviti zadostno število kadrov za uspešno izvedbo prireditve,
• kriti vse stroške izvedbe prireditve razen tistih, ki so v razpisni dokumentaciji opredeljeni, da jih krije MOK,
• poskrbeti za logistiko izvedbe prireditve (postavitev stojnic, postavitev odra, postavitev animacijskih točk, prevzem/postavitev zapornic v času prireditve, kadrovsko pomoč za delo na prireditvi, razdelitev nalog in zadolžitev, ureditev prizorišč itd.),
• poravnati vse stroške zunanjim izvajalcem prireditve,
• sproti obveščati MOK o tekoči problematiki in nastalih situacijah, ki bi lahko vplivale na izvedbo prireditve in izvršitev pogodbenih obveznosti,
• izvesti vse ostale aktivnosti, ki so potrebne za uspešno izvedbo prireditve,
• opraviti druge zadolžitve po navodilu MOK.

 

 

VI. OKVIRNA VIŠINA SREDSTEV IN ROK PORABE

 

Višina sredstev za sofinanciranje prireditve:

• »Rumeno-modre noči 2019« znaša do največ 45.000,00 EUR za prireditev
• »S Koprom v novo leto 2020 in 2021« pa znaša do največ 20.000,00 EUR (največ 10.000,00 EUR za posamezno leto).

 

Za kritje stroškov oglaševanja in promocije posamezne prireditve mora prijavitelj nameniti najmanj 20 % (z besedo: dvajset odstotkov) vseh dodeljenih sredstev iz naslova tega javnega razpisa.

 

MOK bo izbranemu organizatorju (prijavitelju) posamezne prireditve zagotovila tudi kritje stroškov čiščenja prizorišč po prireditvi.

Pri izplačilu sredstev vezanih na promocijo prireditve se bo upoštevalo realne tržne vrednosti za razpisane storitve. Računi, ki ne bodo odražali dejanskega stanja na trgu (če storitve, ki so predmet računa ne bodo dokazljive), ne bodo upoštevani pri seštevku prejetih računov za izplačilo dodeljenih sredstev in bodo obravnavani kot neupravičeni.

 

Dodeljena sredstva bodo prijaviteljem nakazana po izvedbi prireditve, podpisani pogodbi in po predložitvi popolnega končnega poročila z vsemi zahtevanimi prilogami in dokazili. Sredstva bodo posameznemu prijavitelju nakazana v višini priloženih kopij računov upravičenih stroškov, največ do višine s pogodbo dodeljenih sredstev.

 

Dodeljena sredstva morajo biti porabljena:

• za prireditev »Rumeno-modre noči 2019« v letu 2019,
• za prireditev »S Koprom v novo leto 2020« do 31. 1. 2020,
• za prireditev »S Koprom v novo leto 2021« do 31. 1. 2021,

vse v skladu s predpisi, ki določajo izvrševanje proračuna.

 

Proračunska sredstva se dodeljujejo kot nepovratna sredstva skladno s pravili o dodeljevanju državnih pomoči »de minimis«.

 

 

VII. OPREDELITEV UPRAVIČENIH STROŠKOV

 

MOK bo prijavitelju sofinancirala naslednje stroške:

• najem tehnične (osvetlitev, ozvočenje, projektor itd.) in druge prireditvene opreme (prireditveni šotori, odri, stojnice, stoli, ograje, prenosne sanitarije itd.);
• stroške najema električnih omaric, tokovine in vseh aktivnostih vezanih na zagotavljanje električnih priključkov za potrebe izvedbe prireditev;
• nadomestilo za uporabo lokacij/prostorov za izvedbo prireditve (uporaba javne površine, najem dvoran, prostorov itd.);
• stroške oglaševanja prireditve (oglaševanje v tiskanih medijih, radijski oglasi, spletni oglasi, TV oglasi, oglasi na družbenih omrežjih, jumbo plakati, plakatiranje); na računu mora biti navedeno obdobje oglaševanja in število posameznih oglasov;
• stroške izdelave promocijskega materiala (oblikovanje, tisk letakov ipd.);
• program prireditve (stroške izvajalcev programa – nastopajočih); MOK bo upošteval le realne tržne vrednosti;
• stroške varovanja prireditve, nujne medicinske pomoči, reševalcev iz vode;
• nadomestila IPF-u, SAZAS-u;
• upravne in občinske takse za potrebe pridobitve dovoljenj za izvedbo prireditev.

 

MOK bo zgoraj navedene stroške sofinancirala največ do višine dejansko porabljenih sredstev. Prijavitelj mora zahtevku priložiti kopije računov. Po izvedbi plačila, se prijavitelj obvezuje, dostaviti MOK potrdila o izvedenih plačilih.

 

Prijavitelj si neupravičene stroške, kot so npr. stroški dela, materialni stroški, stroški nočitev, stroški prevoza, dnevnice, stroški pogostitve in drugi stroške, ki niso navedeni v seznamu upravičenih stroškov, krije sam. Prijavitelj s pridobljenimi prihodki krije tudi razliko med stroški (upravičeni stroški), ki jih ima z organizacijo prireditve in deležem, ki ga sofinancira MOK. Podrobno poročilo o višini prihodkov mora prijavitelj priložiti končnemu poročilu.

 

 

VIII. VARŠČINA ZA RESNOST PONUDBE:

 

Prijavitelj mora ob prijavi za izvedbo in sofinanciranje prireditve pod posameznim sklopom poravnati tudi varščino kot garancijo za resnost prijave in resnost za izvedbo aktivnosti, ki so predmet javnega razpisa. Varščina znaša 500,00 EUR.

 

Prijavi na javni razpis mora biti priloženo dokazilo o plačilu varščine, in sicer na podračun MOK št. SI56 0125 0010 0005 794, z obvezno navedbo sklicne številke SI00201062, pri Banki Slovenije.

Varščino se neizbranim prijaviteljem vrne (brezobrestno in nerevalorizirano) v celoti, v roku 30 dni od podpisa pogodbe z izbranim prijaviteljem (prijavitelja, ki je prejel najvišje število točk). Izbranemu prijavitelju se vplačana varščina vrne po izvedbi prireditve in sicer, 30. dan po oddaji popolnega končnega poročila MOK.

 

Če izbrani prijavitelj ne bi sklenil pogodbe v roku 8 dni od njenega prejema se šteje, da je umaknil prijavo, MOK pa zadrži vplačano varščino (prijavitelju se varščina NE vrne) in ponudi podpis pogodbe prijavitelju, ki je dosegel drugo najvišje število dodeljenih točk po merilih javnega razpisa. V primeru, da tudi naslednji prijavitelj odkloni podpis pogodbe, tudi on ni upravičen do vračila varščine. Določbo se smiselno uporablja za vse ostale prijavitelje iz seznama prijav vseh prijaviteljev.

 

 

IX. ROK ZA PREDLOŽITEV PRIJAV IN NAČIN PREDLOŽITVE

 

Prijavitelji morajo prijave oddati po pošti, kot priporočeno pošiljko do vključno 30. aprila 2019 (velja poštni žig na ovojnici), na naslov Mestna občina Koper, Verdijeva ulica 10, 6000 Koper, ali jo do tega dne oddati v sprejemni pisarni Mestne občine Koper, Verdijeva ulica 10, 6000 Koper, v času uradnih ur. Prijava mora biti oddana v zaprti ovojnici z oznako »Ne odpiraj – 322-170/2019«. Na hrbtni strani ovojnice mora biti naveden naslov pošiljatelja. Prijava, ki ne bo oddana na naveden način in navedenih rokih, bo zavržena kot prepozna.

 

Prijava na javni razpis mora biti izdelana izključno na prijavnih obrazcih, ki so sestavni del razpisne dokumentacije in mora vsebovati vse zahtevane priloge in dokazila, ki so navedena v razpisni dokumentaciji. Prijava, ki ne vsebuje vseh obveznih sestavin, ki jih zahteva besedilo javnega razpisa in razpisne dokumentacije, se šteje za nepopolno.

 

X. DATUM ODPIRANJA PRIJAV IN OBVEŠČANJE O IZIDU

 

Odpiranje prijav bo 6. maja 2019, ob 10. uri, v prostorih Mestne občine Koper, Verdijeva ulica 10, 6000 Koper. Strokovna komisija bo pri odpiranju prijav ugotavljala njihovo popolnost glede na zahtevane pogoje in dokazila. Če strokovna komisija ugotovi, da prijava ni popolna, v roku 8 dni od odpiranja prijav prijavitelja pozove pisno, naj prijavo dopolni. Če prijavitelj v roku 8 dni prijave ne dopolni, se šteje, da je umaknil prijavo na javni razpis.

 

Komisija bo opravila strokovni pregled popolnih vlog ter jih ocenila na podlagi pogojev in meril, ki so bila navedena v javnem razpisu oziroma razpisni dokumentaciji. Komisija bo o opravljanju strokovnega pregleda popolnih vlog in o njihovem ocenjevanju vodila zapisnik.

 

MOK bo vse prijavitelje o izidu razpisa obvestila najkasneje v roku 8 dni po sprejemu odločitve. Odločitev se izda v obliki sklepa. MOK si pridržuje pravico, da ne izbere nobenega od prijaviteljev. Prijavitelji imajo možnost pritožbe v skladu z določili Pravilnika o postopkih za izvrševanje proračuna Republike Slovenije.

 

MOK lahko, brez kakršnekoli odškodninske odgovornosti, do sklenitve pogodbe odstopi od izvedbe javnega razpisa.

 

Z izbranim prijaviteljem bo sklenjena pogodba, v kateri bodo opredeljeni pogoji in način uporabe dodeljenih proračunskih sredstev.

 

XI. DOSTOP DO RAZPISNE DOKUMENTACIJE

 

Razpisna dokumentacija je od dneva objave javnega razpisa do izteka prijavnega roka dosegljiva na spletni strani MOK, www.koper.si in v sprejemni pisarni Mestne občine Koper, Verdijeva ulica 10, 6000 Koper, v času uradnih ur.

 

Dodatne informacije v zvezi z razpisom posreduje Turistična organizacija Koper, tel. 05/6646-242.

 

ŽUPAN

Aleš Bržan